La situación actual en España es excepcional. La propagación del virus COVID-19, comúnmente conocido como coronavirus, ha desembocado en la declaración por parte del Gobierno del estado de alarma en todo el territorio nacional. Ello conlleva aparejado el confinamiento de la población en sus hogares y la recomendación, en aquellos casos, que sea posible de realizar nuestras actividades profesionales sin acudir a los centros de trabajo con idea de evitar el aumento de los contagios.
Así, se ha implantado de forma “cuasi-universal” el teletrabajo. Vieja aspiración de muchos profesionales, que veían en esta modalidad la mejor forma de conciliar vida laboral y familiar, se pone a prueba en estos momentos de forma masiva. No hay que olvidar que el teletrabajo ya era una modalidad con cierto predicamento, sobre todo entre determinado tipo de profesionales freelance que trabajaban para diferentes empresas desde un destino diferente a los centros de trabajo.
Pero ¿cómo es el día a día del teletrabajador? Es de suponer que es algo estandarizado, común a todos o casi todos, con algunas diferencias, no en las tareas realizadas sino en cómo se acometen dependiendo de las herramientas que use cada uno.
Aquí se expone la experiencia profesional de un teletrabajador con sus herramientas. Posiblemente si este post se insertará en un chat se produciría un elevado feedback entre participantes sobre qué y cuáles herramientas son más útiles para cada tarea. Estas son las más utilizadas.
Se enciende el ordenador portátil y se conecta a la aplicación de archivos compartidos en la nube Google Drive. Lo hago a través de la aplicación de escritorio File Stream, que ofrece todas las herramientas con la novedad que está integrada nativamente en el sistema operativo.
Drive es un gestor de almacenamiento en la nube que permite guardar cualquier archivo como documentos, hojas de cálculo, presentaciones u otros elementos, no solo de Google sino también, de otros desarrolladores como Microsoft Office. Permite compartirlos con otros usuarios y que estos puedan verlos, descargarlos y trabajar en ellos sin necesidad de enviar adjuntos por correo electrónico. Se puede acceder a él a través de navegadores web, dispositivos móviles u ordenadores.
Durante la sesión de trabajo diaria, la comunicación con los clientes es a través de mail o videollamadas y para ello utilizamos diferentes gestores de correo: Gmail, Outlook, Thunderbird, Spark, Airmail, etc. Gmail es posiblemente la más extendida del mundo y puede funcionar como correo web o puedo gestionarlo a través de un gestor de correos cliente. Uno de los más usados y mejor valorados actualmente es Spark que destaca por funciones como la priorización inteligente de mensajes de personas reales frente a boletines, la creación de equipos para comentar mails de manera privada (se pueden delegar correos a otros miembros del equipo), la posibilidad de crear borradores compartidos, las plantillas para responder a mensajes habituales o la capacidad para posponer los correos y que los recuerde en otro momento (o incluso dar seguimiento a correos importantes)
Por otro lado, no podemos olvidar la gestión de equipos en teletrabajo. Para ello podemos usar diferentes herramientas, pero las más destacadas hoy en día son SLACK y TEAMS. Son herramientas que permiten a los miembros de una empresa colaborar y mantener la comunicación mediante la creación de conversaciones en grupo (canales). Estos se pueden utilizar para organizar proyectos, conversar sobre temas como reuniones o eventos, y mantener la comunicación entre los miembros de un equipo especializado. Se pueden acceder a ellas desde un ordenador o una aplicación móvil. Permiten, además, la creación de canales entre distintas empresas para comunicarse con clientes, proveedores o socios y a integración con otras herramientas. Incluso permite llamadas de voz o vídeo para videoconferencias
Por último, en cualquier teletrabajo no podemos olvidar la gestión de los clientes y para ello, las herramientas más utilizadas son los CRM. Gestores de clientes todo en uno, permiten manejar el ciclo de vida de la relación con el cliente con infinidad de tareas, no limitándose a ser un directorio de usuarios, sino que maneja otras áreas como las ventas, atención al cliente, marketing o productos. Generalmente uso vtiger, aunque hay disponibles otros muy interesantes; SugarCRM, Dolibarr, etc.
O podemos optar por aplicaciones que contienen soluciones completas. Por ejemplo; la compañía Zoho ha decidido recientemente poner al alcance de cualquiera su suite de aplicaciones Zoho Remotely. Se trata de una suite de 11 aplicaciones en la nube, que permite a sus usuarios estar conectados, colaborar, hacer seguimiento de su trabajo y dar soporte a clientes desde cualquier parte del mundo. Entre ellas destacan una plataforma para mensajería instantánea, otra para videoconferencias, de formación en línea, manejo de proyectos, ofimática colaborativa, así como de gestión de archivos y software de soporte remoto.
Para este post se han usado como fuentes de información: el Catálogo de Aplicaciones de Bilib (Centro de Apoyo Tecnológico de Castilla-La Mancha) y el artículo “Herramientas infalibles para el teletrabajo” publicado en ReasonWhy (https://bit.ly/394Qinq)